Durante os treinamentos empresariais de Outlook, que ministramos pela IT’S ON – Treinamentos e Consultoria, nas empresas parceiras que contratam nossos serviços, um dos tópicos que ensinamos aos colaboradores no decorrer do curso é como colocar regras no Outlook.
Os motivos que podem levar o usuário a precisar criar regras no Outlook são os mais diversos. Por exemplo, organizar mensagens de e-mail ou receber atualizações quando houver mudanças.
Neste post, vamos guia-lo pelos passos necessários para criar e personalizar regras de e-mail no Outlook.
Como criar regras no Outlook
Para criar uma regra no Outlook, siga os passos a seguir:
- Abra o Outlook.
- Clique no e-mail com botão direito do mouse.
- Navegue até a opção Regras.
- Selecione a opção Nova regra.
Observação: existem várias opções para criarmos regras de e-mail no Outlook, vamos selecionar Assunto contém. Ou seja, toda vez que recebermos um e-mail com um determinado assunto, ele será destacado dos demais.
5. Selecione a opção Mover o item para pasta.
6. Clique no botão Novo.
Dica: é possível utilizar pastas existentes para organizar os e-mails que atendam a regra criada no Outlook.
7. Digite um nome para nova pasta.
8. Clique em OK.
9. Clique em OK, novamente, para fechar a caixa de diálogo.
10. Clique em OK, novamente, para criar a regra.
11. Marque a caixa de opção para regra começar a vigorar imediatamente.
12. Clique em OK.
13. Clique na nova pasta.
Após seguir as etapas acima, as mensagens que atendem os critérios estabelecidos na criação da nova regra serão todos movidas para a nova pasta.
O Outlook também oferece opções de templates para ajustar as regras.
Como gerenciar regras no Outlook
Para ajustar as configurações de regra no Microsoft Outlook, siga os passos a seguir:
- Abra o Outlook.
- Clique na guia Arquivo.
- Clique no botão Gerenciar regras e alertas.
4. Clique no botão Nova regra.
5. Selecione a opção Sinalizar mensagens de alguém para acompanhamento.
Dica: quando você estiver mais habituado com a criação de regras no Outlook, experimente as outras opções de gerenciamento.
6. Escolha o remetente da regra sublinhadas e destacadas em azul.
7. Clique em OK.
Dica: escolha, por exemplo, um remetente importante dentre os seus contatos, como seu chefe.
8. Escolha as opções de bandeira.
9. Clique em OK.
10. Clique em Próximo.
11. Escolha as condições da Regra.
Observação: para esse exemplo, vamos criar uma regra para palavras específicas no corpo do e-mail que foram enviadas por um remetente importante.
12. Na seção Etapa 2, clique no texto palavras específicas destacada em azul.
13. Adicione a lista de palavras específicas.
14. Clique em OK.
15. Clique em Próximo.
16. Adicione exceções à regra.
17. Clique em Próximo.
18. Dê um nome a nova regra criada no Outlook.
19. Clique em OK.
Observação: algumas regras só vão ser aplicadas quando você verificar seus e-mails usando o aplicativo do Outlook. Por exemplo, essa regra não vai ser aplicada se você verificar seu e-mail usando o navegador.
Como excluir regras do Outlook
Para remover regras no Outlook, siga as etapas a seguir:
- Abra o Outlook.
- Clique na guia Arquivo.
- Clique no botão Gerenciar regras e alertas.
4. Selecione a regra.
5. Clique no botão Deletar.
6. Clique em OK.
Após seguir as etapas acima, o Outlook vai deletar a regra criada anteriormente.